luật sư là một nhà hùng biện mà hiếm khi nghĩ luật sư cũng là một người soạn thảo giỏi. Thế nhưng, kỹ năng soạn thảo văn bản lại là một trong những kỹ năng căn bản nhất mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắm vững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình. Thực tế, một luật sư không chỉ biết tranh tụng mà còn phải biết giao dịch bằng văn bản với một ngôn ngữ lịch sự, trang trọng. Luật sư phải biết đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, chính xác nhằm đưa những thông tin thiết thực cho khách hàng. Ý kiến pháp lý đưa ra phải đủ rõ ràng, nhằm tránh việc khách hàng hiểu lầm ý của luật sư dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc mà nhiều khi luật sư phải chịu trách nhiệm nghề nghiệp. Có không ít những vụ kiện tụng đã có thể tránh được nhờ vào một văn bản tư vấn cẩn thận.
Trước kia, theo truyền thông, công việc chủ yếu của luật sư thường hướng tới lĩnh vực tranh tụng, ngày nay, cùng với đà phát triển của kinh tế, ngày càng có nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ của luật sư trong công việc kinh doanh của mình mà không nhất thiết phải là những vụ việc có tính chất tranh chấp. Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng. Trong hoạt động tư vấn pháp luật , luật sư phải soạn thảo rất nhiều văn bản k hác nhau. Nếu tính trong mối quan hệ giữa luật sư và khách hàng thì những văn bản sau thường được sử dụng: thư chào phí, thư tư vấn, thư yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung, thư yêu cầu tính phí, bảng kê thời gian… Ngoài ra, để xử lý hồ sơ của khách hàng, luật sư cũng cần phải giao dịch bằng văn bản với các bên thứ ba. Chẳng hạn, luật sư có thể phải giúp khách hàng soạn thư yêu cầu đối tác của khách hàng thanh toán, làm một việc hay không làm một việc. Hoặc trong quá trình tìm kiếm giải pháp tư vấn, có những vấn đề luật pháp chưa rõ ràng hoặc chưa quy định, luật sư có thể phải soạn thảo công văn hỏi ý kiến chính thức của cơ quan hữu quan. Còn có rất nhiều tình huống khách hàng yêu cầu luật sư soạn thảo, ví dụ như ghi biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông, lập báo cáo, soạn thảo thỏa thuận, biên bản ghi nhớ hay hợp đồng giữa khách hàng và đối tác…
luat su
Làm thế nào để trở thành một người soạn thảo giỏi? Người xưa vẫn có câu: “Trăm hay không bằng tay quen” nhằm để nâng cao tầm quan trọng của kinh nghiệm. Điều đó có nghĩa là muốn soạn thảo văn bản giỏi, cần phải viết nhiều và kinh nghiệm sẽ đến theo năm tháng. Tuy nhiên, bên cạnh kinh nghiệm, để soạn thảo văn bản tốt, vẫn cần nắm vững một số vấn đề về kỹ thuật soạn thảo, đặc biệt là việc soạn thảo các văn bản mang tính pháp lý. Vì vậy, đã từ lâu, ở các nước phương Tây, môn học về kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý rất được chú trọng trong các chương trình đạo tạo sinh viên cũng như đào tạo các luật sư.
luật sư giỏi
Bài viết này nhằm cung cấp cho người đọc một số kỹ năng cơ bản khi soạn thảo các văn bản tư vấn của luật sư.
luat su gioi
1. Tính lôgic
luật sư uy tín
Tất cả các văn bản do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự lôgic. Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý. Chẳng hạn, một trật tự mà mọi thư tư vấn đều tuân thủ là:
văn phòng luật sư
− Khẳng định phạm vi tư vấn;
− Mô tả tóm tắt sự việc và các tài liệu đã kiểm tra;
− Xác định các vấn đề luật sư được yêu cầu tư vấn;
− Phân tích sự việc, đưa ra giải pháp và lời khuyên;
− Kết thúc (chào cuối thư).
van phong luat su
Nếu trong một thư cần phải cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B. Nên cố gắng tránh việc khách hàng đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư.
2. Tính súc tích
tìm luật sư
Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể. Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì. Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu vì trái với Điều 122 Bộ luật Dân sự 2005 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng lại bị xem là vô hiệu.
tìm luật sư giỏi
3. Tính chính xác
tim luat su
Văn bản do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Như đã nói ở trên, một văn bản soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiều nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản của mình.
tìm luật sư giỏi
Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu người soạn thảo phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản. Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần. Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo đã quy ước cách viết đó ngay từ đầu thư. Chẳng hạn, một ý kiến pháp lý cần viện dẫn nhiều lần Thông tư số 79/1998/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn áp dụng Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 04 tháng 4 năm 1998 về mã số thuế. Nhằm tránh phải diễn đạt dài dòng, có thể quy ước Thông tư này được viết tắt là “Thông tư 79”.
thuê luật sư
4. Ngôn ngữ thích hợp, lịch sự.
thue luat su
Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư. Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng. Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.
luật sư ly hôn
Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do luật sư soạn thảo. Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt. Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp.
luat su ly hon
5. Trả lời đúng hẹn
luat su bao chua gioi
Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ. Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác. Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời. Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực sự coi trọng tính đúng hẹn. Tôi có một người bạn làm việc cho một công ty của nước ngoài. Công ty này đang triển khai các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đại diện hoặc công ty. Người bạn tôi đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn ở một số văn phòng luật sư của Việt Nam cũng như một số chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài thì tại Việt Nam nhưng chỉ nhận được bản chào giá dịch vụ rất chi tiết từ các chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài, còn các văn phòng luật sư Việt Nam được hỏi thì hoặc không có câu trả lời hoặc chỉ trả lời vắn tắt qua điện thoại hoặc cả tuần sau mới gửi một bản chào giá rất sơ sài. Và đương nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, khách hàng đã lựa chọn dịch vụ của một chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài vì họ thấy cho dù phí dịch vụ có thể đắt hơn nhưng bù lại họ có được một cảm giác an tâm khi giao việc cho các luật sư mà họ đánh giá là chuyên nghiệp. Qua câu chuyện nhỏ này có thể rút ra bài học là chỉ có quyết tâm theo định hướng chuyên nghiệp mới có thể tăng tính cạnh tranh cho các văn phòng luật sư Việt Nam, nhất là trong bối cảnh mở cửa thị trường như hiện nay.
luat su bao chua
6. Kỹ thuật trình bày văn bản
luật sư bào chữa
Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản. Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc. Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.
luật sư bào chữa giỏi
Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức (như lỗi chính tả, ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…). Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy.
Ths. Lê Thị Mai Hương
luật sư hình sự luat su hinh su
Chào mừng bạn đến với luật sư Phạm Tuấn Anh