Kết quả một cuộc đàm phán được coi là lý tưởng khi cả hai bên cảm thấy hài lòng với thoả thuận đạt được. Tất nhiên, trên thực tế không phải lúc nào cũng đạt được kết quả này và đôi khi không đạt được thoả thuận lại là kết quả tốt đẹp vì nếu "ép" để đạt được thoả thuận lại là ngòi nổ cho những tranh chấp sau này. Dù tình huống nào xảy ra thì một nguyên tắc quan trọng là cả hai bên không nên để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn. Điều này đòi hỏi cả hai bên phải chú trọng một số nội dung cơ bản của đàm phán.
Để tránh những lỗi cơ bản trong thương thuyết, cả hai bên phải chuẩn bị kỹ càng và tự đặt ra những câu hỏi cho chính mình:
Chúng ta muốn đạt được gì trong cuộc thương thuyết? Nếu không đạt được điều mong muốn thì tối thiểu phải đạt được mục tiêu gì? Chúng ta sẵn sàng trả giá ở mức nào? Nội bộ chúng ta có thống nhất không? (Nếu chưa thống nhất từ nội bộ thì nên trì hoãn chưa nên gặp đối tác )
Chúng ta đã tìm hiểu và đánh giá thật sát đối tác chưa? Họ thực sự muốn gì? Họ chịu trả giá hay chấp nhận giá đến mức nào? Văn hoá của họ đến như thế nào? Truyền thống thương thuyết của họ ra sao? Phong cách thương thuyết của họ khác chúng ta như thế nào? Chúng ta có hiểu biết tập quán của đối tượng và thạo ngoại ngữ trong trường hợp đối tác là nước ngoài?
Vị thế của chúng ta như thế nào? Mạnh hơn hay yếu hơn thế của đối tác? Mạnh và yếu hơn ở điểm nào?
Điểm chung hai bên đều có lợi nằm ở đâu và làm sao để đi tới đó?
Chúng ta có sẵng sàng lắng nghe và chỉ phát biểu khi đã hiểu chắc chắn ý tứ của đối tác? Chúng ta có biết cách để cho phía bên kia hiểu đúng như ý mình muốn diễn đạt ?
Tính cách của các thành viên trong đoàn đàm phán có thoải mái, vui vẻ? (Đối phương không phải là kẻ thù mà là người sẽ cộng tác với mình kể cả sau khi đạt được thoả thuận)
Một số nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán
Ấn tượng ban đầu: Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói hay cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Cần phải luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ hội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu.Sau khi gây ấn tượng ban đầu mới nên bắt đầu nói về chủ đề nội dung đàm phán, thương thuyết với đối tác.
Ngôn ngữ cơ thể: Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán được thông qua và tiếp nhận qua cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể. Ít nhất một phần ba thông tin được tiếp nhận thông qua tiếng nói, giọng điệu và cách nói.
Xác định mục tiêu rõ ràng: Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát, theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn.
Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phán thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được.
Lắng nghe: Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ để xem có những biểu hiện/ trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội hay không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin.
Nghệ thuật giao tiếp và trình bày: Phải biết cách trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Chẳng hạn, không nên nói vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm ý kiến riêng hoặc cùng đề nghị hai bên thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Nếu có tranh cãi, đàm phán căng thẳng về yếu tố giá cả thì nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, hai bên nên trao đổi xem xét thêm các yếu tố khác như lợi thế cạnh tranh, khả năng sinh lời, giá trị vô hình hay điều khoản thanh toán v. v. Nếu hai bên nhìn thấy những lợi ích khác thì ấn tượng về giá cả sẽ không còn quá gay gắt khi tiếp tục đàm phán.
Nghệ thuật đặt câu hỏi: Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe hai bên có thể phân tích tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tuỳ từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thông tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình khó chịu.
Biết giới hạn: Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Đâu là điểm thấp nhất mình có thể chấp nhận được? Đâu là điểm mình không bao giờ thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác? Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến thoả thuận hay ký kết hợp đồng. Ngưiời có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán, không ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Tuy nhiên, trên thực tế, đôi khi người đàm phán phải biết "đánh đổi"- nếu thuận lợi cho mình ở một điểm thì đổi lại đối tá phải chấp nhận thiệt thòi ở điểm khác. Để đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc " được ăn cả , ngã về không".
Thỏa hiệp khi cần thiết: Để thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵng sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ" , một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cả một thương vụ "béo bở". Đàm phán là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận", phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Đừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán, nếu như chúng ta còn muốn tiếp tục kinh dioanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên . Vì vậy, khi đàm phán không chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia.
Tóm tắt và kết luận mỗi điểm đạt được trong thoả thuận: Để tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi , thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo.
Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại
Không nhìn vào mắt đối tác khi trao đổi, đàm phán: Điều này sẽ gây cảm giác không thân thiện, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác. Nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán là cách thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình và đem lại tin cậy cho đối tác.
Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán.
Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thoả thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán.
Để cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán.
Đưa hết tất cả thông tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hoá" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán.
Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Điều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi nghờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thông tin của mình.
Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán: Điều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết sau này mà còn tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau.
Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác.
Theo Cẩm nang Mua bán và Sáp nhập tại Việt Nam
Chào mừng bạn đến với luật sư Phạm Tuấn Anh